在“保護音像表演外交會議”一號會議室旁，有一個看上去有點像傳達室分信箱似的文件柜。中青旅綜合服務(wù)組的陳妍向記者介紹說，這個文件柜是“世界知識產(chǎn)權(quán)組織”（WIPO）要求中方按照聯(lián)合國文件柜的制式特意打造的。
由于不同國家、不同地區(qū)的現(xiàn)狀、利益、需求都不相同。這個國家集團關(guān)心的條款也許是另一個國家集團認為已不需修改的，而有一個國家或一個地區(qū)集團出現(xiàn)爭議，會議就得等爭議國家或地區(qū)集團內(nèi)部討論達成一致后才能形成新文本，所以會有很多臨時性文件需要馬上印出并準備給那些需要的國家代表。
“你別看就是一個文件柜，但從開始接任務(wù)到最終完成卻花了三個多月的時間。WIPO對細節(jié)的要求很嚴格。文件柜每個格子都要能放下幾百張A4紙的文件，而且格子要足夠多，以供WIPO分配文件編碼。比如說從A到Z。聯(lián)合國會議的一個特點是，與會代表所需要的文件很多時候是不同的。這個代表可能要A、W文件，另一個可能要D、L、S文件。我們最先按照WIPO給的照片做了一個文件柜，但完工后發(fā)現(xiàn)它太沉了，六七個小伙子都抬不動。于是我們就把它分為兩半，并加寬了下半部以求穩(wěn)固。這個因地制宜的修改也得到了WIPO的認可”，陳妍告訴記者。
最開始，中青旅為文件服務(wù)臺配備了四名工作人員。結(jié)果在會議第一天就出現(xiàn)了“狀況”：“在會議茶歇的時候，很多代表都到文件臺取要文件，出現(xiàn)了排隊的現(xiàn)象。工作人員打電話緊急匯報情況，我們馬上增派了一倍的人手過去。經(jīng)歷這次我們就知道了，原來聯(lián)合國會議的代表習(xí)慣在茶歇的時候取文件，而不是像大多數(shù)會議那樣在會前或會后?！?nbsp;
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